Responsable Administrativo

Job description

Ubicación: Abierta a Latinoamérica (Las Américas) Rango de compensación económica $18,000 a $20,000 MXN mensuales, de acuerdo con perfil y experiencia. Propósito de la posición: Brindar soporte administrativo y de coordinación operativa al área de Fortalecimiento, asegurando la eficiencia en la gestión de requerimientos administrativos, documentales y logísticos, y facilitando la articulación entre el área programática y las áreas operativas, contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades y proyectos de Ipas LAC en la región. Funciones generales Recibir, revisar y tramitar los requerimientos administrativos del área de Fortalecimiento, verificando que cuenten con la información y documentación necesarias antes de su envío a Compras, Finanzas y Logística. Organizar, clasificar y dar seguimiento a las solicitudes administrativas, asegurando la trazabilidad y el cierre oportuno de cada proceso. Mantener comunicación continua con las personas solicitantes para aclarar, complementar o corregir información requerida para la gestión administrativa. Coordinar de manera operativa con las áreas de Compras, Finanzas y Logística para facilitar el avance ordenado de los procesos institucionales. Revisar que la documentación cumpla con las políticas internas (México y US) y con los requisitos de donantes, asegurando su adecuada integración y resguardo en los sistemas institucionales. Apoyar la conformación y control básico de expedientes administrativos relacionados con adquisiciones, contratación y logística. Contribuir a la actualización y seguimiento de los planes de compras y logística del área de Fortalecimiento, en alineación con su plan de trabajo. Identificar y comunicar oportunamente riesgos operativos, reprocesos o áreas de mejora en los flujos administrativos, apoyando la mejora continua de los procesos. Tiempo/tipo de experiencia Entre 3 y 5 años de experiencia en funciones administrativas, coordinación operativa, enlace entre áreas o soporte a proyectos. Deseable experiencia en organizaciones de la sociedad civil, organismos internacionales o proyectos de cooperación, con manejo de procesos formales de documentación y cumplimiento. Ipas is strongly committed to providing a work environment that is free from all forms of harassment, discrimination, and inequity. We recruit, employ, train, promote, and compensate our personnel without regard to race, age, sex, religion, national origin, color, creed, ancestry, citizenship, caste, ethnicity, regional identity, tribal identity, marital status, veteran status, disability, genetic information, gender identity, transgender status, sexual orientation, or any other personal characteristic protected by law or outlined by Ipas policy. Ipas acknowledges that these personal characteristics may differ in different contexts.