Responsable de secrétariat médical (oncologie)

Job description

À propos de FeelGood Onco FeelGood Onco est un centre spécialisé dans les diagnostics et traitements ambulatoires des personnes touchées par le cancer. Notre approche est centrée sur la personne, fondée sur la bienveillance, la rigueur clinique et le travail en réseau. Soutenir et faire une différence pour nos patients est l'essence de notre mission. Nous leur offrons une approche holistique, couvrant l'ensemble de leurs besoins en un seul lieu, avec tous les expert(e)s à portée de main. Notre démarche est pragmatique, ciblée et pensée pour leur faciliter la vie. Dans le cadre de l’évolution de notre organisation interne, nous recherchons un ou une Responsable du secrétariat Vos missions Vous rejoindrez notre centre de Clarens-Montreux et assumerez progressivement la responsabilité opérationnelle du secrétariat médical de FeelGood Onco. Vous bénéficierez d’une période de transmission accompagnée avec la responsable actuelle, afin de garantir une prise de fonction structurée et progressive. Ce poste demande à la fois une excellente maîtrise du secrétariat médical, un sens aigu de l’organisation, une capacité à gérer les priorités dans un environnement clinique exigeant, ainsi qu’une posture de coordination et de référent·e pour une équipe à taille humaine, amenée à évoluer. Votre mission En tant que responsable du secrétariat, vous assurez le bon fonctionnement quotidien de l’accueil, du front-office et du back-office, en lien étroit avec les médecins, les infirmières, les thérapeutes et les partenaires externes. Vous êtes garant·e de la fluidité de l’organisation, de la qualité du suivi administratif des patients et de la bonne coordination du travail au sein du secrétariat. Vous contribuez également à l’amélioration continue des processus internes, avec une approche proactive, structurée et orientée solutions. Vos responsabilités principales seront notamment les suivantes : assurer l’accueil physique et téléphonique des patientes et patients avec bienveillance, calme et professionnalisme ; coordonner l’activité quotidienne du secrétariat, au front-office comme au back-office; organiser les priorités, répartir les tâches et assurer leur suivi ; garantir la qualité du suivi administratif des dossiers patients : création, mise à jour, classement, archivage et traçabilité dans Mediway ; gérer les agendas médicaux, les rendez-vous de consultation, les examens externes, les traitements et les confirmations aux patients ; superviser le tri des appels, e-mails, courriers et documents médicaux selon leur degré d’urgence ; assurer la frappe, la mise en forme, la relecture et le suivi des rapports médicaux, courriers, ordonnances, certificats et demandes de prise en charge ; veiller au respect des règles de confidentialité, de sécurité des données et d’utilisation des canaux sécurisés ; soutenir les médecins et l’équipe soignante dans l’organisation du flux patient ; assurer le suivi des tâches non finalisées et leur bonne attribution dans Mediway ; identifier les points d’amélioration dans l’organisation du secrétariat et proposer des solutions concrètes ; contribuer à l’harmonisation des pratiques et à l’amélioration continue des procédures internes ; participer à la gestion pratique du centre : commandes, matériel, repas, salles, coordination avec les prestataires et tâches administratives diverses. Ce poste implique une présence active dans le quotidien du centre, une grande fiabilité, ainsi qu’une capacité à rester structuré·e et serein·e dans un environnement où les priorités peuvent changer rapidement. Vos compétences Votre Profil Vous disposez idéalement d’une formation d’assistant·e médical·e, de secrétaire médical·e ou d’une expérience équivalente, avec une expérience confirmée dans le domaine médical. Une expérience en oncologie, hématologie ou dans un environnement clinique complexe constitue un atout important. Nous recherchons une personne à la fois très professionnelle et profondément humaine, capable d’assumer un rôle de responsabilité dans une équipe soudée. Vous vous reconnaissez dans les qualités suivantes : vous avez une expérience solide en secrétariat médical et souhaitez prendre un rôle de responsabilité ; vous êtes rigoureux·se, fiable, organisé·e et capable de gérer plusieurs priorités en parallèle ; vous savez structurer le travail quotidien, anticiper les besoins et trouver des solutions concrètes ; vous êtes proactif·ve, autonome et orienté·e solutions ; vous êtes à l’aise dans la gestion des appels téléphoniques, y compris dans des situations sensibles ; vous maîtrisez les outils informatiques usuels et les logiciels de dossier médical ; vous possédez une excellente orthographe et une grande rigueur dans l’expression écrite et orale ; vous connaissez le vocabulaire médical et savez relire des documents cliniques avec précision ; vous avez le sens de la confidentialité, de la traçabilité et du travail bien fait ; vous savez poser un cadre clair, organiser l’équipe et prendre un rôle de référent·e ; vous faites preuve d’un leadership naturel, bienveillant et constructif ; vous aimez travailler en équipe et contribuer à une dynamique familiale, solidaire et respectueuse ; vous savez adapter votre communication à la personnalité et à la situation des patients ; vous faites preuve d’empathie, de discrétion, d’intelligence émotionnelle et de stabilité dans les situations délicates ; vous êtes curieux·se, ouvert·e aux outils numériques et intéressé·e par l’amélioration des méthodes de travail ; vous souhaitez contribuer activement à un projet médical humain, exigeant et en développement. Avantages Ce que nous offrons un rôle clé dans une structure médicale à taille humaine ; un poste à responsabilité, au cœur de l’organisation du centre ; une période de transmission accompagnée avec la responsable actuelle ; une équipe pluridisciplinaire engagée, bienveillante et dynamique ; un environnement de travail stimulant, humain et évolutif ; une activité variée, mêlant contact patient, coordination, organisation et amélioration des processus ; la possibilité de contribuer concrètement à l’amélioration continue de notre organisation ; un travail valorisant, ayant un impact direct sur la qualité de prise en charge des patients et de leurs proches. Intéressé(e) ? Envoyez votre dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, diplômes et certificats de travail) à l’adresse indiquée. Date d'entrée souhaitée : dès que possible Type de contrat : contrat à durée indéterminée Taux d'activité : 80-100 % Lieu : Clarens