Sales Coordinator (Montreal) / Coordonnateur(trice) des ventes (Montréal)

Job description

PIMCO is a global leader in active fixed income with deep expertise across public and private markets. We invest our clients’ capital across a range of fixed income and credit opportunities, leveraging our decades of experience navigating complex debt markets. Our flexible capital base and deep relationships with issuers have helped us become one of the world’s largest providers of traditional and nontraditional solutions for companies that need financing and investors who seek strong risk-adjusted returns. Since 1971, our people have shaped our organization through a high-performance inclusive culture, in which we celebrate diverse thinking. We invest in our people and strive to imprint our CORE values of Collaboration, Openness, Responsibility and Excellence. We believe each of us is here to help others succeed and this has led to PIMCO being recognized as an innovator, industry thought leader and trusted advisor to our clients. Role Summary The Sales Coordinator role at PIMCO offers resourceful self-starters the opportunity to learn and be challenged. This is a fast-paced environment which requires a high degree of professionalism, organization, teamwork and attention to detail, coupled with the ability to multitask and prioritize. Responsibilities The following key activities are included in the role: 1. Travel Coordination and Preparation Work with managers to coordinate travel arrangements through Concur and Direct Travel according to the PIMCO Travel and Entertainment Policy Arrange ground transportation, book hotels and manage all logistics Create final travel itinerary and directions 2. Expense Reports and Approvals Process detailed expense reports through the Concur system in a timely manner Gather emails/calendar schedules to prepare for monthly expense meeting with managers to clarify information to process reports Monitor and track managers’ expense reports until reimbursement Reconcile monthly expenses with credit card statements along with cash receipts and monitor accounts to ensure personal payments, if any are made 3. Coordinate Client Meetings/Calendaring Coordinate external/internal meetings for managers and handle the scheduling, materials, meals/refreshments and logistics Confirm final agenda schedule with all participants. Make sure all meetings are added to the manager’s and team calendars Observe manager’s calendar and keep them on schedule for their next meeting 4. Events: Planning and Organization of Small and Large Events Help facilitate all PIMCO client events. Liaise with PIMCO Client Events to secure venues and manage medium-scale events Manage the invitation process, collecting RSVP’s and providing regular updates Manage menu, AV requirements, venue set-up, gifts, etc. Attend in person to make sure event runs smoothly 5. Phone Coverage/Client Servicing Manage telephone calls and respond to requests Create follow up correspondence according to the requirement of each manager Participate in special projects. Manage onboarding of new employees and consultants 6. Data Management Update and maintain accurate client, contact and activity information within the CRM platform Support data quality by checking for duplicate, incomplete or outdated records and escalating issues as needed Assist with reporting and list preparation for sales, marketing and client service activities using CRM data Position Requirements Track record of embodying PIMCO’s values of Collaboration, Openness, Responsibility and Excellence. 1-2 years of previous administrative experience supporting multiple executives Intermediate to advanced working knowledge of MS Word, Excel and Outlook required Must possess strong written and verbal communication skills, including exceptional telephone management and the ability to write emails Must be able to adapt to changing situations with minimal notice and guidance Two–year college degree is preferred but not required Soft skills: Self-starter, quick learner, able to multitask, highly organized, excellent attention to detail, customer focused, problem solver, good follow up skills, able to prioritize, team player Must be fluent in French and English; Professional proficiency in spoken and written English is required due to daily, operational communications with internal stakeholders located outside Quebec, including team members across Ontario and the United States. The role also involves client-facing communications in English, with clients located outside Quebec. Résumé du poste Le poste de coordinateur(trice) des ventes chez PIMCO offre aux personnes débrouillardes et proactives l'opportunité d'apprendre et de relever des défis. Il s'agit d'un environnement dynamique exigeant un haut degré de professionnalisme, d’organisation, d’esprit d'équipe et d’attention au détail, ainsi que la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités. Responsabilités Les activités clés suivantes font partie du poste: 1. Coordination et préparation des déplacements Collaborer avec les gestionnaires pour coordonner les déplacements via Concur et Direct Travel, conformément à la politique de PIMCO en matière de voyages et de frais de représentation Organiser les transports terrestres, réserver les hôtels et gérer toute la logistique Établir l'itinéraire de voyage final et les indications (directions) 2. Rapport de dépenses et approbations Traiter des rapports de dépenses détaillés via le système Concur dans les délais impartis Rassembler les courriels et les calendriers pour préparer la réunion mensuelle sur les dépenses avec les gestionnaires, afin de clarifier les informations nécessaires au traitement des rapports Assurer le suivi et suivre l’état d’avancement des rapports de dépenses des gestionnaires jusqu’au remboursement Vérifier et concilier mensuellement les dépenses mensuelles des relevés de carte de crédit avec les reçus payés en espèce, et surveiller les comptes pour s’assurer que les paiements à titre personnels (le cas échéant) sont bien pris en compte 3. Coordination des réunions clients / Gestion de l'agenda Coordonner les réunions internes et externes pour les gestionnaires et gérer la planification, documents, repas/rafraîchissements ainsi que la logistique. Confirmer l’horaire final de l'ordre du jour auprès de tous les participants. Veiller à ce que toutes les réunions soient inscrites aux calendriers des gestionnaires et de l'équipe. Surveiller les calendriers des gestionnaires et veiller au respect de l’horaire pour la réunion suivante. 4. Événements: Planification et organisation d'événements de petite et grande envergure Contribuer à l'organisation de tous les événements clients de PIMCO. Collaborer avec le service « Client Events » de PIMCO pour réserver les lieux et gérer les événements de moyenne envergure. Gérer le processus d'invitation, recueillir les confirmations de présence (RSVP) et assurer un suivi régulier. Gérer les menus, les besoins audiovisuels, la configuration des lieux, les cadeaux, etc. Être présent(e) sur place pour veiller au bon déroulement de l'événement. 5. Couverture téléphonique / Service à la clientèle Gérer les appels téléphoniques et répondre aux demandes Rédiger la correspondance de suivi selon les besoins de chaque gestionnaire Participer à des projets spéciaux Assurer l’accueil et l'intégration des nouveaux employés et consultants 6. Gestion des données Mettre à jour et tenir à jour des informations précises sur les clients, les contacts et les activités au sein de la plateforme CRM Contribuer à la qualité des données en vérifiant la présence de doublons, d’enregistrements incomplets ou obsolètes et en signalant les problèmes si nécessaire Aider à l'élaboration de rapports et à la préparation de listes pour les activités de vente, de marketing et de service à la clientèle en utilisant les données du CRM Exigences du poste Capacité avérée à incarner les valeurs de PIMCO : collaboration, ouverture, responsabilité et excellence. 1 à 2 ans d’expérience administrative préalable auprès de plusieurs cadres. Connaissances de travail intermédiaires à avancées de MS Word, Excel et Outlook requises. Excellentes compétences en communication écrite et orale, notamment une grande aisance au téléphone et une bonne maîtrise de la rédaction de courriels. Capacité à s’adapter à des situations changeantes avec un préavis et des directives limités. Diplôme d’études collégiales (ou équivalent) souhaité, mais non obligatoire. Qualités personnelles : autonomie, capacité d’apprentissage rapide, polyvalence, sens aigu de l’organisation, souci du détail, orientation client, aptitude à résoudre des problèmes, rigueur dans le suivi des dossiers, sens des priorités, esprit d’équipe. Maîtrise du français et de l’anglais requise. Une maîtrise professionnelle de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise en raison des communications opérationnelles quotidiennes avec des parties prenantes internes situées à l’extérieur du Québec, notamment des membres d’équipe en Ontario et aux États-Unis. Le poste comporte aussi des communications en anglais avec des clients situés à l’extérieur du Québec. Equal Employment Opportunity and Affirmative Action Statement PIMCO recruits and hires qualified candidates without regard to race, national origin, ancestry, religion (including religious dress and grooming practices), sex (including pregnancy, childbirth, breastfeeding, or related medical conditions), sexual orientation, gender (including gender identity and expression), age, military or veteran status, disability (physical or mental), any factor prohibited by law, and as such affirms in policy and practice to support and promote the concept of equal employment opportunity and affirmative action, in accordance with all applicable federal, state, provincial and municipal laws. The company also prohibits discrimination on other basis such as medical condition, or marital status under applicable laws. Applicants with Disabilities PIMCO is an Equal Employment Opportunity/Affirmative Action employer. We provide reasonable accommodation for qualified individuals with disabilities, including veterans, in job application procedures. If you have any difficulty using our online system due to a disability and you would like to request an accommodation, you may contact us at 949-720-7744 and leave a message. This is a dedicated line designed exclusively to assist job seekers with disabilities to apply online. Only messages left for this purpose will be considered. A response to your request may take up to two business days.