Secrétaire de médecin chef du service de la gynécologie - 100%

Au sein du service de la gynécologie, vous assistez le médecin chef de service pour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines clinique, académique et de recherche, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles. Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires, en gérant l’agenda électronique du médecin chef de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séances et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous gérez la correspondance de manière autonome. Votre capacité d'auto-initiative vous permet d'analyser les situations afin de soumettre des projets de réponse. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que la gestion des horaires (VRH) des médecins cadres, des chefs ou cheffes de clinique et des médecins internes, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, le suivi du budget alloué au service et à la recherche. Votre proactivité vous permet d'effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat, telles que les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement de frais et de formation. Vous participez également à la coordination administrative des consultations du service. À ce titre, vous assurez la gestion des rendez-vous, le suivi des plannings de consultations, la préparation des dossiers médicaux et la liaison avec les patientes, les médecins et les différents intervenants afin de garantir le bon déroulement de la prise en charge ambulatoire. Vous veillez au traitement et au suivi des demandes en lien avec l’activité de consultation. Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins. Vous êtes titulaire d’une formation commerciale ou administrative, type maturité, CFC et d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction, ou d’une formation jugée équivalente. Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire dans un secrétariat de direction, idéalement dans le milieu médical ou de la santé publique. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La patientèle étant résidente et internationale, vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. Vous possédez également de très bonnes connaissances écrites et orales de l'anglais (C1). La connaissance d'une troisième langue est un atout supplémentaire. Vous possédez la certification ECDL Advanced sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web. La maîtrise des logiciels internes aux HUG (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO et Winscribe) est un sérieux atout. Calme et résistante ou résistant, vous êtes reconnu ou reconnue pour votre sens de l’organisation et pour votre précision dans l’exécution des tâches. Vous savez gérer des informations confidentielles et coordonner méticuleusement les activités administratives de l’unité en sachant prioriser. Engagé ou engagée et enthousiaste, vous contribuez à une ambiance positive avec la patientèle, vos collègues et les partenaires. Entrée en fonction : 01.11.2026 Nombre de postes : 1 Taux d'activité : 100% Classe de fonction : 13, selon le niveau ECDL en informatique Contrat : CDD de 12 mois, renouvelable Délai de candidature : 18.10.2026 Demande de renseignements : Mme S. Veliu, cheffe des secrétariats de la Maternité, Demande de cahier des charges : M. C. Clerc, RH adjoint, Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici . Le poste est rattaché au Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent qui a pour mission d’offrir des soins de qualité et adaptés aux besoins des femmes à chaque étape de leur vie, et aux problèmes de santé auxquels sont confrontés les nouveau-nés, les enfants et les adolescentes et adolescents de leur naissance jusqu'à l'âge de 16 ans. Il œuvre au développement des prestations de pointe et des pôles de compétence de spécialité. Le Service de gynécologie compte de nombreuses spécialisations dans les domaines chirurgicaux et médicaux. Le service abrite également le Centre du sein où une équipe multidisciplinaire assure un suivi personnalisé aux femmes. Les Unités de périnéologie et de médecine de la reproduction et endocrinologie gynécologique ou encore des consultations autour de l'ovaire ou de l'endométriose font également partie du domaine de la gynécologie.