Secrétaire du responsable de l’unité de médecine de la reproduction et d’endocrinologie gynécologique (UMREG) - 80%

Job description

Rattachée ou rattaché au responsable de l’Unité de médecine de la reproduction et d’endocrinologie gynécologique (UMREG), vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif et organisationnel du secrétariat. Véritable interface entre les patients et patientes, les professionnelles et professionnels de santé et les partenaires externes, médecins de ville, laboratoires, vous contribuez à la fluidité et qualité du parcours de soins, ainsi qu’au bon déroulement des activités. Par votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre polyvalence, vous assurez un soutien administratif de haut niveau, participez à la coordination des activités cliniques et au soutien de l’unité en lien avec des projets et formations académiques. Vous assurez l’accueil et l’orientation des patients et patientes et des professionnelles et professionnels de santé, la gestion des rendez-vous et des agendas médicaux, ainsi que le suivi administratif des dossiers patients. Vous contribuez à la coordination du parcours de soins en assurant le lien avec les différents intervenants et intervenantes. Vous assurez le secrétariat médical de l’unité, la gestion et la transmission des informations médicales ainsi que le suivi administratif des activités cliniques. Vous collaborez étroitement avec les équipes médicales, soignantes et les partenaires de soins afin de garantir la fluidité du parcours patient. Vous apportez un soutien administratif à la médecin responsable de l’unité en coordonnant les agendas, réunions, formations et événements professionnels. Vous préparez les documents nécessaires à ces activités et contribuez à l’organisation et au suivi administratif de différents projets de l’unité. Vous contribuez au suivi administratif pour les ressources humaines, des activités financières et des démarches institutionnelles de l’unité. Vous assurez le suivi de différents dossiers transversaux et veillez au respect des échéances administratives. Vous contribuez à la circulation de l’information, à l’actualisation des supports de communication et à l’amélioration continue des processus administratifs. Vous participez également à des projets institutionnels et apportez un soutien ponctuel aux secrétariats partenaires selon les besoins. Vous êtes titulaire d’une formation commerciale ou administrative, type maturité, CFC et d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction, ou d’une formation jugée équivalente. Vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins cinq ans dans une fonction similaire, idéalement dans le domaine médical, hospitalier. La patientèle étant résidente et internationale, vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. Vous possédez également de très bonnes connaissances écrites et orales de l'anglais et la connaissance d'une troisième langue sont des forts atouts supplémentaires. Vous possédez la certification ECDL Advanced sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web. La maîtrise des logiciels internes aux HUG (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO et Winscribe) est un sérieux atout. Dans un environnement très dynamique, vous savez gérer les priorités, vous êtes reconnue ou reconnu pour votre sens de l’organisation et pour votre précision dans l’exécution des tâches. Vous savez gérer des informations confidentielles et coordonner méticuleusement les activités administratives de l’unité en sachant prioriser. Engagé ou engagée et enthousiaste, vous contribuez à une ambiance positive avec la patientèle, vos collègues et les partenaires. Entrée en fonction : 01.12.2026 Nombre de postes : 1 Taux d'activité : 80%, présence du lundi au vendredi Classe de fonction : 12 Contrat : CDD de 12 mois, renouvelable Délai de candidature : 18.10.2026 Demande de renseignements : Mme S. Veliu, cheffe des secrétariats de la Maternité, Demande de cahier des charges : M. C. Clerc, RH adjoint, Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici . Le poste est rattaché au Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent qui a pour mission d’offrir des soins de qualité et adaptés aux besoins des femmes à chaque étape de leur vie, et aux problèmes de santé auxquels sont confrontés les nouveau-nés, les enfants et les adolescentes et adolescents de leur naissance jusqu'à l'âge de 16 ans. Il œuvre au développement des prestations de pointe et des pôles de compétence de spécialité. Le Service de gynécologie compte de nombreuses spécialisations dans les domaines chirurgicaux et médicaux. Le service abrite également le Centre du sein où une équipe multidisciplinaire assure un suivi personnalisé aux femmes. Les Unités de périnéologie et de médecine de la reproduction et endocrinologie gynécologique ou encore des consultations autour de l'ovaire ou de l'endométriose font également partie du domaine de la gynécologie.