Sekretär(in) / Management Assistent(in)

Job description

Glomin GmbH ist ein Import-/Exportunternehmen, das sich auf medizinische Produkte und Chemikalien spezialisiert hat. Mit einer Verpflichtung zu Exzellenz und einem Fokus auf Kundenzufriedenheit, streben wir danach, unseren Kunden weltweit außergewöhnlichen Service und Produkte zu bieten. Tasks Aufgaben: Kontaktaufnahme mit deutschen Behörden für amtliche und behördliche Formalitäten Verwaltung und Organisation des Terminkalenders des Managements, einschließlich der Planung von Meetings, Terminen und Reisen Koordination und Organisation der internen und externen Kommunikation, einschließlich E-Mails, Telefonanrufen und schriftlicher Korrespondenz Vorbereitung und Verteilung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen für Meetings und Konferenzen Unterstützung bei der Erstellung von Tagesordnungen und Materialien für Meetings sowie Protokollführung bei Bedarf Durchführung von Recherchen und Zusammenstellung von Daten, um Entscheidungsprozesse zu unterstützen Behandlung vertraulicher Informationen mit Diskretion und Professionalität Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben wie Ablage, Kopieren und Dateneingabe Erstellung von verkaufsrelevanten Dokumenten (z.B. Proforma, Rechnung, Packliste etc.) und Organisation des Versands der Waren Vorbereiten der Exportdokumente Suchen und Finden der verschiedenen Lieferanten Requirements Qualifikationsanforderungen: Nachgewiesene Erfahrung als Assistenzkraft, Sekretär/in oder in einer vergleichbaren Position Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich - Deutsch und Englisch Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderen relevanten Softwareanwendungen Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und gut unter Druck in einer schnelllebigen Umgebung zu arbeitenDiskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen Benefits Vorteile: Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und Weiterentwicklung Dynamisches und kooperatives Arbeitsumfeld Sehr angenehme, entspannte Arbeitsatmosphäre Zentral gelegenes Büro, perfekte Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz Im Glomin GmbH schätzen wir Vielfalt und setzen uns für die Schaffung einer inklusiven Umgebung für alle Mitarbeiter ein. Wir ermutigen qualifizierte Kandidaten aus allen Hintergründen zur Bewerbung. Bewerbungsfrist: 15,10,2024 Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft eines dynamischen Unternehmens in der Handelsbranche!