Sekretärin/Assistentin Backoffice

Job description

Orca Engineering UG ist teil einer kleinen Unternehmensgruppe. Wir fertigen Carbon und Kohlefaserbauteile, und sind im Bereich Schiffselektrifizierung und Modernisierung aktiv. Aufgaben 1. Büroorganisation & Assistenz Termin- und Kalenderkoordination Vorbereitung von Besprechungen inkl. Protokollen Strukturierte Ablage (digital/physisch) Telefon- und E-Mail-Kommunikation Erstellung von Schreiben, Präsentationen und Tabellen Unterstützung bei Reiseplanung und Besucherbetreuung 2. Administrative Unterstützung Pflege von Stammdaten, Listen und Dokumenten Vor- und Nachbereitung projektbezogener Unterlagen Einfache Buchhaltungsunterstützung (Belege, Rechnungsprüfung) 3. Social Media (Instagram) Erstellung und Pflege von Instagram-Posts, Stories und Reels Basis-Bild- und Videobearbeitung (Smartphone/Canva/ähnliche Tools) Dokumentation laufender Arbeiten und Aktivitäten (Fotos, kurze Videos) Community-Betreuung und Rückmeldungen im Rahmen definierter Vorgaben Pflege eines einfachen Redaktionsplans Austausch mit externen Dienstleistern bei Bedarf 4. Kommunikation & Koordination Schnittstelle zu Dienstleistern, Lieferanten und Partnern Organisation kleinerer Termine oder interner Abläufe Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Sehr gute Kenntnisse in Instagram Sehr gute Kenntnisse in Excel, Word und PowerPoint Erfahrung in Büroorganisation und Assistenz Strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise Professionelle und diskrete Kommunikation Wünschenswert: Erfahrung in Social-Media-Content, Marketing oder visueller Gestaltung Grundkenntnisse in Canva/CapCut o. Ä. Interesse an technischen oder projektorientierten Themen Benefits Verantwortungsvolles, vielseitiges Aufgabenfeld Mischung aus klassischer Assistenz und modernen Social-Media-Tätigkeiten Klare Strukturen, angenehmes Arbeitsumfeld Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die sowohl klassische Assistenzaufgaben als auch moderne Social-Media-Tätigkeiten sicher beherrscht. Wenn Organisation, Kommunikation und ein professioneller Umgang mit Instagram, Excel, Word und PowerPoint zu Ihren Stärken gehören, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.