Sr. General Affairs Associate

Job description

Job Description: Sr. General Affairs Associate Company: SM & Kakao Entertainment America Corp Job Title: Senior General Affairs Associate Reports To: CEO/CFO Location: Culver City, CA Job Type: Full-Time, Exempt Position Summary The General Affairs is a pivotal role responsible for the seamless day-to-day operations of our U.S. office. This position encompasses a wide range of duties including office administration, executive support, financial processing, HR coordination, and facilities management. The ideal candidate will be a proactive problem-solver who ensures a safe, efficient, and productive work environment for all employees. Key Responsibilities 1. Primary Liaison to Headquarters : Serve as the main point of contact and ensure seamless, transparent communication between U.S.-based staff and management at our Korean headquarters. This requires absolute fluency in Korean. 2. Cross-Cultural Coordination : Proactively identify and mediate potential misunderstandings arising from differences in business and workplace culture. Act as a cultural ambassador to foster mutual understanding and efficient collaboration between all teams. 3. Executive Visitor Support : Manage end-to-end logistics for all visiting executives and employees from headquarters, including itinerary planning, airport transfers, hotel accommodations, and meeting coordination. 4. Headquarters Reporting : Prepare and submit regular detailed reports to headquarters management on office operations, significant developments, project status, and budget performance. 5. Office Administration & Operations Manage the overall office environment, ensuring cleanliness, safety, and organization. Oversee office equipment (printers, copiers, etc.); manage maintenance contracts and troubleshoot issues. Manage all incoming and outgoing mail and packages, including courier services. Maintain inventory and purchase all office supplies, kitchen staples, and snacks. Coordinate meeting room schedules and provide setup support for internal and external meetings. 6. Financial & Budget Support Process and manage payments for all office utilities (electricity, water, gas, internet, phone). Manage corporate credit card reconciliations for office-related purchases. Handle petty cash and minor expense reporting. Assist in the preparation and monitoring of the office operations budget. 7. Human Resources Support Facilitate new hire onboarding: prepare workspaces, order equipment, issue access cards/badges, and arrange business cards. Maintain time & attendance and paid time off (PTO) records for staff. Provide primary support for employee benefits administration and inquiries. Assist in planning and executing company events, meetings, and workshops. 8. Facility & Vendor Management Act as the primary point of contact for the landlord and manage the office lease agreement. Maintain the office asset inventory (IT equipment, furniture, etc.). Manage security systems (access cards, CCTV) and building access. Source, negotiate with, and manage vendor relationships (cleaning, security, maintenance, catering). 9. Communication & Support Serve as a key communication link between U.S. staff and Korea headquarters. Greet visitors and clients, providing a professional first impression. Manage company vehicle maintenance and scheduling (if applicable). Ensure office compliance with relevant local regulations. Required Qualifications & Skills Bachelor’s degree or equivalent practical experience. Minimum of 3+ years of experience in an General Affairs, Administrative Assistant, or similar role. Bilingual proficiency in English and Korean is required to communicate effectively with headquarters. High proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Exceptional organizational and multitasking skills with a strong attention to detail. Proven ability to work independently, take initiative, and problem-solve. Excellent interpersonal and communication skills (verbal and written). Preferred Qualifications Experience working in a U.S. subsidiary of a Korean company. Basic experience with accounting/financial processes (AP, expense reporting). Experience with HRIS or timekeeping software. Basic IT and network troubleshooting knowledge. Benefits Comprehensive health, dental, and vision insurance. 401(k) retirement plan with company match. Paid time off (PTO) and sick leave. Opportunities for professional development. SM & Kakao Entertainment America Corp. is an Equal Opportunity Employer. We consider applicants for all positions without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, national origin, age, disability, or any other protected status. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Job Description: Sr. General Affairs Associate 직위 : Sr. General Affairs Associate 보고 대상: CEO/CFO 근무 위치: Culver City, CA 근무 형태: 풀타임 (Full-time) 직무 개요 (Job Summary) General Affairs는 미국 법인의 원활한 일상 운영을 총괄하는 중추적인 역할을 수행합니다. 본 역할은 사무실 관리, 행정 지원, 재무 지원, 인사 지원 및 내부 외부 커뮤니케이션을 포괄하며, 직원들이 효율적이고 안전하게 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성하는 데 주력합니다. 주요 책 임 및 업무 (Key Responsibilities) 1. 본사와의 커뮤니케이션: 한국 본사 관리자들과의 원활한 소통이 가장 중요한 업무 중 하나입니다. 한국어 능력은 절대적 필수이며, 한국적인 업무 문화와 미국 현지 문화를 연결하는 가교 역할. 2. 문화적 중재자 역할: 미국 현지 직원과 한국 본사 간의 문화적, 업무적 차이에서 오는 갈등이나 오해를 중재하고 조율하는 역할. 3. 방문자 지원: 본사에서 자주 방문하는 임원 및 직원들에 대한 로지스틱 지원(공항 픽업, 호텔 예약, 일정지원 등) 업무. 4. 보고: 본사에 정기적으로 사무실 운영 현황, 주요 이슈, 예산 실행 상황 등을 보고. 5. 사무실 관리 및 운영 (Office Administration & Operations) 사무실 공간의 전반적인 관리 및 유지보수 (청결, 안전, 환경) 사무기기(프린터, 복사기, 팩스 등) 및 컴퓨터 장비 관리, 유지보수 계약 및 문제 해결 우편 및 택배 서비스 관리 (발송, 수신, 대금 결제) 사무용품, 커피, 간식 등 소모품 재고 관리 및 구매 회의실 관리 및 예약 시스템 운영, 회의 준비 지원 6. 재무 및 예산 지원 (Financial & Budget Support) 법인 경비(Utilities - 전기, 수도, 가스, 인터넷, 전화 등) 처리 및 관리 사무용품, 소모품 구매에 대한 신용카드/법인카드 관리 및 결제 소규모 구매에 대한 비용 처리 및 내부 보고 관련 비용에 대한 예산 편성 및 실행 모니터링 지원 7. 인사 관리 지원 (HR Support) 신입 사원 온보딩 프로세스 지원: 사무공간, 자리, 장비, 출입카드, 명함 준비 직원 출퇴근 기록 및 휴가 관리 시스템 유지관리 (Time & Attendance) 기본적인 복리후생 관리 지원 (의료보험 문의, 사내 행사 지원) 직원 행사(워크샵, meeting, 연말파티 등) 기획 및 실행 지원 8. 시설 및 자산 관리 (Facility & Asset Management) 사무실 임대 계약 관리 및 임대인(Landlord)과의 커뮤니케이션 자산 목록 관리 (IT 장비, 가구 등) 보안 시스템(출입 카드, CCTV) 관리 청소업체, 경비업체, 유지보수 업체 등 외부 벤더 관리 및 계약 협상 9. 커뮤니케이션 및 지원 (Communication & Support) 내부 직원 간 및 본사(한국)와의 원활한 커뮤니케이션 지원 방문객 및 고객 응대 법인 차량 관리 및 유지보수 (해당되는 경우) 각종 법적, 규제적 요구사항 준수 확인 (사무실 관련) 자격 요건 (Qualifications) 학사 학위 또는 해당 분야의 동등한 경력 오피스 매니저 또는 행정助理 역할로 3년 이상의 경력 영어(업무능통) 및 한국어(본사와의 커뮤니케이션) 능력 (필수) Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) 능숙한 사용 능력 탁월한 조직 능력, 세부 사항에 대한 관심, 그리고 다중 작업 처리 능력 독립적이고 주도적으로 업무를 수행할 수 있는 능력 뛰어난 대인관계 및 커뮤니케이션 능력 선호하는 자격 (Preferred Qualifications) 미국 법인 또는 한국 기업의 미국 지사에서의 근무 경험 기본적인 회계/재무 처리 경험 (경비 처리, 예산 지원 등) 인사 관리 시스템(HRIS) 또는 시간 관리 시스템 사용 경험 IT 및 기본적인 네트워크 문제 해결에 대한 기본 지식 복리후생 (Benefits) 의료, 치과, vision 보험 401(k) 퇴직연금 플랜 (회사 매칭 제공 가능) 유급 휴가 및 병가