Volunteer Coordinator // Coordonnateur·trice des Bénévoles

Job description

Volunteer Coordinator TYPE OF POSITION: Part-time, 20-24 hours per week LOCATION: On-site SALARY: $28,080 - $33,696 / year START DATE: September 2026 PROBATION: Three (3) month probation period, after which an evaluation will be conducted. APPLICATION: Please send a cover letter, your Curriculum Vitae and two letters of reference to the attention of: The Native Women Shelter of Montreal The NWSM values diversity and equitable representation. While all qualified candidates are encouraged to apply, preference will be given to qualified Indigenous applicants Duties and Responsibilities Under the authority of the Executive Director and the guidance of the Program Manager and Human Resource and Admin Manager, the Volunteer Coordinator will be responsible for the following: Volunteer Recruitment and Onboarding Recruit qualified volunteers In collaboration with the Human Resource Manager, conduct interviews, background checks, and reference checks to ensure volunteers meet the organization’s standards. Coordinate onboarding and orientation sessions to familiarize volunteers with the organization’s mission, values, policies, and procedures. If need be, organize ongoing training opportunities and workshops for volunteers to support their growth and engagement. Administrative and Reporting Duties Monitor and respond to the general NWSM email. Provide administrative support to the management team, including correspondence, and filing. Prepare and maintain administrative and operational documentation such as service agreements and purchase orders. Assist with vendor selection and quotes. Support procuring equipment, furniture, and supplies related to shelter or renovation needs. Coordinate building maintenance, repairs, and service contracts with suppliers and contractors; as well be present to monitor. Maintain accurate volunteer records, including contact information, types of volunteers, availability and attendance. Prepare and deliver reports on volunteer activities, hours contributed, and program impact for management and for recognition purposes. Assist with budgeting for volunteer program expenses, such as training materials and appreciation events. Scheduling Coordinate and manage volunteer schedules, ensuring that all shifts are covered and that volunteers are placed in appropriate roles. Communicate schedules, assignments, and responsibilities clearly to volunteers and the rest of the team. Regularly check in with volunteers to provide support, address concerns, and gather feedback on their experience. Plan and organize volunteer appreciation programs to honor volunteer contributions. Community Outreach and Partnerships Develop and maintain relationships with community organizations, local groups to build a strong network for volunteer recruitment and as well as funding opportunities. Represent the NWSM at community events and fairs to promote volunteer opportunities and scan for potential funders. Ensure prompt communication and personalized acknowledgment of contributions or donations through the general NWSM email. Manage donor database, tracking donor history, contributions, and contact information. Update volunteer guidelines as needed. Other related duties as required by the Executive Director. Requirements DEC in related field minimum 2 years of work experience in community outreach, volunteer coordination or related role. Bilingualism ----------------------------------------------------------- Coordonnateur·trice des Bénévoles TYPE DE POSTE: Temps partiel, 20 à 24 heures par semaine LIEU DE TRAVAIL: Sur place SALAIRE: 28 080 $ à 33 696 $ / année DATE D’ENTREE: Septembre 2026 PROBATION: Période de probation de trois (3) mois, à la suite de laquelle une évaluation sera effectuée. CANDIDATURE: Veuillez faire parvenir une lettre de présentation, votre curriculum vitæ ainsi que deux lettres de recommandation à l’attention de : Foyer pour Femmes Autochtones de Montréal Le FFAM valorise la diversité et la représentation équitable. Bien que toutes les personnes qualifiées soient encouragées à poser leur candidature, la préférence sera accordée aux personnes autochtones qualifiées. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS Sous l’autorité de la Directrice Exécutive et avec l’encadrement de la Gestionnaire de Programme et de la Gestionnaire des Ressources Humaines et de l’Administration, le/la coordonnateur·trice des bénévoles sera responsable des tâches suivantes : Recrutement et Intégration Des Bénévoles Recruter des bénévoles qualifiés. En collaboration avec la Gestionnaire des Ressources Humaines, mener les entrevues, les vérifications d’antécédents et les vérifications de références afin de s’assurer que les bénévoles répondent aux normes de l’organisation. Coordonner les séances d’accueil, d’intégration et d’orientation afin de familiariser les bénévoles avec la mission, les valeurs, les politiques et les procédures de l’organisation. Au besoin, organiser des formations continues et des ateliers destinés aux bénévoles afin de favoriser leur développement et leur engagement. Tâches Administratives Et Production De Rapports Surveiller la boîte courriel générale du FFAM et répondre aux messages reçus. Fournir un soutien administratif à l’équipe de gestion, notamment en matière de correspondance et de classement. Préparer et tenir à jour les documents administratifs et opérationnels, notamment les ententes de services et les bons de commande. Participer à la sélection des fournisseurs et à l’obtention de soumissions. Soutenir l’approvisionnement en équipements, mobilier et fournitures nécessaires aux activités du refuge ou aux travaux de rénovation. Coordonner l’entretien de l’immeuble, les réparations et les contrats de services avec les fournisseurs et les entrepreneurs, et être présent·e sur place afin d’assurer le suivi des travaux lorsque nécessaire. Tenir à jour des dossiers précis sur les bénévoles, notamment leurs coordonnées, leur type d’implication, leurs disponibilités et leur assiduité. Préparer et présenter à la direction des rapports sur les activités des bénévoles, les heures de bénévolat effectuées et l’impact du programme, notamment à des fins de reconnaissance. Participer à la préparation et au suivi du budget lié au programme de bénévolat, notamment pour les formations et les activités de reconnaissance. Gestion Des Horaires Coordonner et gérer les horaires des bénévoles afin de s’assurer que tous les quarts nécessaires sont couverts et que les bénévoles sont affectés à des rôles appropriés. Communiquer clairement les horaires, les affectations et les responsabilités aux bénévoles ainsi qu’aux membres de l’équipe concernés. Effectuer des suivis réguliers auprès des bénévoles afin de leur offrir du soutien, de répondre à leurs préoccupations et de recueillir leurs commentaires sur leur expérience. Planifier et organiser des initiatives et des activités de reconnaissance afin de souligner la contribution des bénévoles. Mobilisation Communautaire, Partenariats et Collecte De Fonds Développer et maintenir des relations avec les organismes communautaires et les groupes locaux afin de bâtir un solide réseau favorisant le recrutement de bénévoles ainsi que l’identification de possibilités de financement. Représenter le FFAM lors d’événements communautaires, de salons et d’autres activités afin de promouvoir les possibilités de bénévolat et d’identifier des bailleurs de fonds potentiels. Assurer une communication rapide et une reconnaissance personnalisée des contributions ou des dons reçus par l’intermédiaire de l’adresse courriel générale du FFAM. Gérer la base de données des donateurs et assurer le suivi de l’historique des donateurs, de leurs contributions et de leurs coordonnées. Mettre à jour les lignes directrices relatives aux bénévoles, au besoin. Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de la direction générale. EXIGENCES DEC dans un domaine pertinent. Minimum de deux (2) années d’expérience professionnelle en mobilisation communautaire, en coordination de bénévoles ou dans un rôle connexe. Bilinguisme (français et anglais).