Volunteer Services Officer

Job description

ABOUT CATALYSTE+ Catalyste+ is a Canadian economic development organization. We help people build better lives by strengthening local economies in Canada and in developing countries around the world. Since 1967, we’ve been building capacity with businesses, governments and community organizations to promote locally driven, inclusive growth and sustainable development. We act as a catalyst for our partners to realize their full potential. SUMMARY Reporting to the Volunteer Services Manager, the Volunteer Services Officer (VSO) is responsible for proactively searching the Catalyste+ database and matching Catalyste+ Advisors (CAs) to assignment requirements. The VSO also provides excellent customer service to CAs while preparing them for their assignments and ensuring the smooth deployment, including pre-assignment briefing and post-assignment feedback. The VSO will work closely with Program staff and CAs in the day-to-day delivery of assignments and other ad hoc duties. This position is preferred to be based in either Toronto or Montreal. However, qualified candidates based anywhere in Ontario, Quebec, British Columbia or the Northwest Territories will also be considered. This position is primarily remote, with a hybrid work arrangement in Toronto , requiring in-office presence two days per week. PRIMARY RESPONSIBILITIES Assignment Recruitment Identifies and engages suitable candidates from the CA database to meet assignment requirements within established timelines; Builds and maintains a diverse pool of experienced CAs to support both current and future assignment needs; Conducts ongoing reviews of the CA database to ensure readiness and alignment with evolving program priorities. Volunteer Engagement & Deployment Provides excellent customer service and administrative support to CAs in preparation for their assignments; Partner with Catalyste+’s travel agency to ensure best available travel is booked for CAs and Global Affairs Canada (GAC) compliant; Assists CAs to obtain travel visas, ensure travel documents are valid and that CAs have completed all the necessary forms prior to their departure as required (i.e. medical forms, waivers, expense advances, etc.) through Catalyste+'s online system; Communicates with Catalyste+ In Country Team (ICT) members, Program Managers (PMs) and Program Officers (POs) as needed to coordinate CA travel logistics; Provides detailed pre-departure briefing to CAs around local customs, logistics and assignment preparation; Prepares assignment advance requests and liaise with the Accounting department to ensure timely processing of pre-departure expenses; Ensures CAs have completed their pre-departure online compliance training modules; Manages post-assignment documents collection from CAs, (i.e. expense claims, timesheets, assignment reports) and follow-up on overdue items; Enters all necessary documentation into the database (QuickBase) and ensure all information is up to date; Reviews the Catalyste+ Advisor Feedback Form (CAFF) after each assignment for quality assurance, review the Partner Feedback Form (PFF) and follow-up with CAs for de-briefing purposes; Other duties as assigned. SECONDARY RESPONSIBILITIES Contributes to special projects and training related to CA recruitment and deployment; Contributes to the development of forms and processes to constantly improve the volunteer experience; Promotes exchanges of information and ideas between Catalyste+ staff in Canada, In-Country Teams and Catalyste+ Advisors Regularly meets with Program staff to stay informed on assignments; Assists, as required, in CA misconduct incidents; Responds to general inquiries regarding Catalyste+’s programs and services. KNOWLEDGE AND SKILL REQUIREMENTS University degree in International Development, Human Resources Management / related field or 1-3 years of relevant experience in international or administrative programs Experience working with volunteers in the not-for-profit sector is an asset Excellent written English skills required Excellent customer service skills Comfortable speaking to groups and representing the organization at public events Demonstrated initiative and entrepreneurial spirit Culturally sensitive and capable of preserving confidential or sensitive information Able to readily adapt to change, multi-task, coordinate and prioritize day-to-day workload to meet tight timelines Able to manage high volumes of emails, calls and data management Able to work proactively and independently Proficient in Microsoft Word, Excel, Outlook and database management French or Spanish language skills are an asset WHAT’S IN IT FOR YOU Salary Range: $50,000 – $55,000, commensurate with experience. At Catalyste+, we take a people-first approach to compensation, offering a comprehensive total rewards package designed to support our team while they do meaningful, impactful work. Our benefits include: Comprehensive health benefits plan Employer-matched pension plan Work-life balance (hybrid), vacation and sick leave Holiday and December end of year office closure Mental health and wellness programs Internal training, professional development and Mentorship opportunities An innovative, collaborative, diverse, and inclusive work environment Application deadline: October 11th, 2026 Catalyste+ is an equal opportunity employer who subscribes to the principle of equal access to employment. We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted. In the spirit of peace, friendship and respect, we recognize that our work takes place on traditional Indigenous territories across Canada. We also wish to acknowledge that the Catalyste+ office in Toronto is located on the traditional Indigenous territory of the Huron-Wendat, Haudenosaunee, the Anishnabeg, the Chippewa and the territory of the Mississaugas of the New Credit. In Montreal, our office is located on the unceded territory of the Kanien’kehá:ka. ________________________________________________________ À PROPOS DE CATALYSTE+ Catalyste+ est une organisation canadienne de développement économique. Nous aidons les collectivités à renforcer les économies locales afin d’améliorer les conditions de vie au Canada et dans les pays en développement du monde entier. Depuis 1967, nous renforçons les capacités des entreprises, des gouvernements et des organisations communautaires afin de promouvoir une croissance locale inclusive et un développement durable. Nous agissons comme catalyseur pour permettre à nos partenaires de réaliser leur plein potentiel. RÉSUMÉ Sous la responsabilité du gestionnaire des services de bénévolat, l’agent des services de bénévola t (ASB) est chargé de consulter de manière proactive la base de données de Catalyste+ et de jumeler les conseillers de Catalyste+ (CA) aux exigences des missions. L’ASB offre également un excellent service à la clientèle aux CA tout en les préparant à leurs missions et en assurant un déploiement sans heurts, y compris par le biais de séances d’information préalables à la mission et de retours d’expérience post-mission. L’ASB travaillera en étroite collaboration avec le personnel du programme et les CA dans le cadre de la gestion quotidienne des missions et d’autres tâches ponctuelles. Ce poste est idéalement basé à Toronto ou à Montréal. Toutefois, les candidatures de personnes qualifiées résidant n’importe où en Ontario, au Québec, en Colombie-Britannique ou dans les Territoires du Nord-Ouest seront également prises en considération. Ce poste est principalement à distance, avec un mode de travail hybride pour les personnes basées à Toronto, nécessitant une présence au bureau deux jours par semaine. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Recrutement pour les missions Identifier et contacter les candidats appropriés dans la base de données des CA afin de répondre aux exigences des missions dans les délais fixés ; Constituer et gère un vivier diversifié de CA expérimentés pour répondre aux besoins actuels et futurs en matière de missions ; Effectuer des examens réguliers de la base de données des CA afin de s’assurer de leur disponibilité et de leur adéquation avec les priorités évolutives du programme. Mobilisation et déploiement des bénévoles Fournir un excellent service à la clientèle et un soutien administratif aux CA en vue de la préparation de leurs missions ; Collaborer avec l’agence de voyage de Catalyste+ pour s’assurer que les meilleurs billets disponibles sont réservés pour les CA et qu’ils sont conformes aux exigences d’Affaires mondiales Canada (AMC) ; Aider les CA à obtenir leurs visas de voyage, s'assure que leurs documents de voyage sont valides et qu'ils ont rempli tous les formulaires nécessaires avant leur départ, comme requis (c'est-à-dire les formulaires médicaux, les décharges, les avances de frais, etc.) via le système en ligne de Catalyste+ ; Communiquer avec les membres de l’équipe nationale (ICT) de Catalyste+, les gestionnaires de programme (PM) et les agents de programme (PO) selon les besoins pour coordonner la logistique des déplacements des CA ; Fournir aux CA un briefing détaillé avant le départ sur les coutumes locales, la logistique et la préparation de la mission ; Préparer les demandes d’avance sur frais de mission et assurer la liaison avec le service comptable pour garantir le traitement en temps opportun des dépenses avant le départ ; S'assurer que les CA ont suivi les modules de formation en ligne sur la conformité avant leur départ ; Gérer la collecte des documents post-mission auprès des CA (c'est-à-dire les notes de frais, les feuilles de temps, les rapports de mission) et assure le suivi des éléments en retard ; Saisir tous les documents nécessaires dans la base de données (QuickBase) et s'assure que toutes les informations sont à jour ; Examiner le formulaire de retour d’information des conseillers Catalyste+ (CAFF) après chaque mission à des fins d’assurance qualité, examine le formulaire de retour d’information des partenaires (PFF) et assure le suivi auprès des conseillers à des fins de débriefing ; Autres tâches assignées. RESPONSABILITÉS SECONDAIRES Contribuer à des projets spéciaux et à des formations liés au recrutement et au déploiement des conseillers ; Contribuer à l'élaboration de formulaires et de processus visant à améliorer constamment l'expérience des bénévoles ; Favoriser les échanges d'informations et d'idées entre le personnel de Catalyste+ au Canada, les équipes sur le terrain et les conseillers Catalyste+ ; Rencontrer régulièrement le personnel du programme pour se tenir informé des missions ; Apporter son aide, au besoin, en cas d'incidents liés à une conduite inappropriée des conseillers ; Répondre aux demandes de renseignements généraux concernant les programmes et services de Catalyste+. CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES Diplôme universitaire en développement international, en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe, ou 1 à 3 ans d’expérience pertinente dans des programmes internationaux ou administratifs Une expérience de travail avec des volontaires dans le secteur à but non lucratif est un atout Excellentes compétences en anglais écrit requises Excellentes compétences en service à la clientèle A l’aise pour s’exprimer devant des groupes et représenter l’organisation lors d’événements publics Fait preuve d’initiative et d’esprit d’entreprise Sensibilité culturelle et capacité à préserver la confidentialité des informations sensibles Capacité à s’adapter facilement au changement, à mener plusieurs tâches de front, à coordonner et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne pour respecter des délais serrés Capacité à gérer un volume important d’e-mails, d’appels et de données Capacité à travailler de manière proactive et autonome Maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et de la gestion de bases de données La maîtrise du français ou de l’espagnol est un atout CE QUE CELA VOUS APPORTE Fourchette salariale : 50 000 $ à 55 000 $, selon l’expérience. Chez Catalyste+, nous adoptons une approche de la rémunération axée sur les personnes, en proposant un ensemble complet d'avantages sociaux conçu pour soutenir notre équipe dans l'accomplissement d'un travail significatif et percutant. Nos avantages comprennent : Un régime complet d'assurance santé Un régime de retraite avec abondement de l'employeur Équilibre entre vie professionnelle et vie privée (hybride), congés payés et congés maladie Fermeture des bureaux pendant les fêtes et à la fin du mois de décembre Programmes de santé mentale et de bien-être Formations internes, développement professionnel et possibilités de mentorat Un environnement de travail innovant, collaboratif, diversifié et inclusif Date limite de candidature : 11 octobre 2026 Catalyste+ est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes retenues pour un entretien seront contactées. Dans un esprit de paix, d'amitié et de respect, nous reconnaissons que nos activités se déroulent sur les territoires traditionnels des peuples autochtones à travers le Canada. Nous tenons également à souligner que le bureau de Catalyste+ à Toronto est situé sur le territoire traditionnel des peuples autochtones Huron-Wendat, Haudenosaunee, Anishnabeg et Chippewa, ainsi que sur le territoire des Mississaugas de New Credit. À Montréal, notre bureau est situé sur le territoire non cédé des Kanien’kehá:ka.